gerakanaktualnews.com, Samarinda – Demi memperbaiki manajemen arsip dan meningkatkan efisiensi data, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melaksanakan pemusnahan arsip lama serta menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai historis untuk disimpan jangka panjang.
Kegiatan ini digelar pada Selasa (5/11/2024) kemarin di Aula Dispora Kaltim, bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim.
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, menyampaikan bahwa kegiatan ini dilakukan untuk mengelola dokumen yang sudah tak relevan dan mengurangi beban penyimpanan arsip.
Ia menambahkan, pemusnahan ini menyasar arsip yang telah melewati masa simpannya, seperti arsip pegawai dan keuangan dari periode 2005 hingga 2011.
Selain pemusnahan, Dispora Kaltim menyerahkan 142 berkas arsip statis yang berasal dari tahun 2008 hingga 2011, yang dipandang penting untuk dokumentasi jangka panjang.
“Arsip keuangan umumnya disimpan selama 10 tahun, setelah itu dapat dimusnahkan untuk menjaga efektivitas administrasi,” ungkap Sri.
Program ini merupakan inisiatif yang telah dipersiapkan selama dua tahun terakhir dengan tujuan meningkatkan ketertiban dan transparansi dalam pengelolaan data arsip.
Menurutnya, Dispora Kaltim telah berfokus pada persiapan yang matang demi memastikan kelancaran pelaksanaan kegiatan ini.
Sri juga berharap langkah ini akan membantu Dispora Kaltim dalam mengatur dokumen secara lebih efektif, sehingga arsip yang disimpan adalah yang benar-benar relevan untuk kepentingan administrasi dinas.
“Kami berupaya agar pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan mendukung tugas-tugas administratif di masa mendatang,” tutupnya. (Adv/Dispora Kaltim)