Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinis Kalimantan Timur (Kaltim) menyoroti pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah penting dalam modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menekankan bahwa pemusnahan arsip fisik yang tidak relevan adalah langkah yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.
Namun, ia menekankan bahwa proses ini harus dilakukan dengan mematuhi regulasi yang berlaku.
“Menurut pandangan saya, pemusnahan arsip fisik itu penting. Daripada dokumen-dokumen tersebut menumpuk dan menjadi beban di setiap dinas, lebih baik untuk melakukan pemusnahan. Tentu saja, proses ini harus sesuai dengan aturan yang ada,” ujarnya, Selasa (5/11/2024).
Lebih lanjut, Rasman menjelaskan bahwa pentingnya menjaga arsip yang masih relevan dalam format digital harus diperhatikan untuk menghindari kehilangan dokumen penting, terutama saat berhadapan dengan masalah hukum di masa mendatang.
“Saat menghadapi isu hukum, dokumen tertentu bisa sangat dibutuhkan dan memiliki nilai yang tinggi pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu, pemerintah perlu menyimpan dokumen dalam bentuk digital,” tambahnya.
Dispora Kaltim mencatat bahwa sebagian besar arsip fisik yang akan dimusnahkan adalah dokumen dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas.
Meskipun arsip fisik mungkin tidak lagi relevan, informasi penting tetap dapat diakses melalui data yang tersimpan dalam format lain.
Ia menjelaskan bahwa keputusan untuk memusnahkan arsip fisik tidak diambil dengan sembarangan.
“Tentu ada pertimbangan dalam pemusnahan. Arsip yang tidak lagi dibutuhkan, terutama setelah sepuluh tahun, sebaiknya dimusnahkan. Contohnya, dokumen dari tahun 2004 yang sudah lebih dari sepuluh tahun bisa menjadi beban jika disimpan terus-menerus,” katanya.
Dengan kemajuan teknologi digital yang terus berkembang, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat mengelola arsip dengan lebih efisien.
“Saat ini, proses penyimpanan dan pengelolaan arsip jauh lebih mudah berkat digitalisasi. Saya yakin bahwa dokumen yang akan dimusnahkan adalah yang memang tidak diperlukan lagi,” pungkasnya. (Adv/Dispora Kaltim)